3 askelta parempaan ajanhallintaan

#1: Merkitse kaikki tärkeät asiat aina ylös

Käytä kalenteria ja laita ylös oma aikataulusi. Pelkästään tämä selkeyttää ajankäyttöäsi huomattavasti. Merkitse kalenteriin työt ja vastuut, mutta myös oma aika! Pidä huolta rasituksen ja levon suhteesta. Ota aikaa itsellesi palautumiseen ja omiin harrastuksiin.

Suunnittele pitkällä aikavälillä ja katso tulevaisuuteen.

• Tee viimeistään sunnuntaina seuraavan viikon aikataulu valmiiksi ja käy läpi jo ennakkoon mitä sinun tulee tehdä.
• Tee päivän tehtävälista jo edellisenä iltana. Silloin sinun ei aamulla enää tarvitse ihmetellä päivän ohjelmaa.
  

Tärkeät ja kiireiset asiat: TEE!

Nämä ovat ne kaikista tärkeimmät ja oleellisimmat asiat, jotka sinun täytyy saada tehdyksi. Nämä ovat aina ykkösprioriteetti. Nämä asiat tuovat ne suurimmat tulokset.

Tärkeät, mutta ei niin kiireiset asiat: SUUNNITTELE ja ENNAKOI

Nämä asiat täytyy saada tehdyksi, mutta ei tänään. Merkitse nämä asiat siis hyvissä ajoin kalenteriin / tehtävälistaan ja mieti milloin hoidat ne.

Muista, että sinun EI tarvitse saada kaikkea valmiiksi yhdessä päivässä!

Ei niin tärkeät, mutta kiireiset asiat: DELEGOI

Nämä ovat pieniä asioita, mutta nekin täytyy saada hoidettua pikaisesti. Mutta onko SINUN pakko tehdä näitä pieniä asioita? Voisitko antaa ne jonkun toisen hoidettavaksi? Voitko delegoida tai ulkoistaa ne? Näin sinulle jäisi enemmän aikaa hoitaa niitä isoja ja tärkeitä tehtäviä, eikä arvokasta aikaa menisi hukkaan.

Ei tärkeät, eikä kiireiset asiat: POISTA

Nämä asiat eivät vie sinua kohti tavoitettasi. Ne ovat epäolennaisia ja kuluttavat vain turhaan aikaasi. Vähennä niitä reilusti tai poista kokonaan.

#3: Aloita aina tärkeimmästä tehtävästä!

Kun olet määrittänyt mitä sinun pitää tehdä, aloita aina siitä kaikkein tärkeimmästä ja isoimmasta tehtävästä. Älä tee pitkiä To Do -listoja ja hoida tehtäviä satunnaisessa järjestyksessä. Hoidettavat asiat eivät ole samanarvoisia keskenään.

Voit tehdä koko päivän hiki hatussa hommia ja vaikuttaa kiireiseltä, mutta mitä tuloksia oikeasti sait aikaiseksi? Kuinka paljon niillä oli vaikutusta kokonaiskuvaan ja omien tavoitteiden saavuttamiseen?

Mistä tunnistat helposti tärkeimmät tehtäväsi? Se on usein se suuri "mörkö", joka kummittelee kalenterissasi. Se on se haastava asia, mitä on vaikea edes aloittaa. Se voi olla tärkeä projekti, jonka deadline lähestyy uhkaavasti. Pelkkä ajatus siitä kuumottaa sinua.

Joten mitä teet? Lykkäät sen tekemistä pitämällä itsesi kiireisenä tekemällä mitä tahansa muuta.

LOPETA pakoilu ja ota itseäsi niskasta kiinni! Aloita sen tekeminen NYT. Jaa suuri tehtävä pienempiin välitavoitteisiin ja ala hoitamaan niitä yksi kerrallaan. Aloita aina tästä tärkeimmästä tehtävästä. Vaikka et saisi mitään muuta tehtyä koko päivänä, olet silti hoitanut tehtävän, joka tuottaa suurimmat tulokset.

Muistutuksena vielä: sinun ei tarvitse olla tehokas 24/7 ja tehdä koko ajan jotain. Näiden ajanhallinnan menetelmien tarkoituksena on saada tärkeät työt ja vastuut hoidettua tehokkaasti, JOTTA sinulle jäisi enemmän vapaa-aikaa.

Miten tämä kaikki liittyy valmennukseen? Tässä yksi esimerkki...

Eräs valmennettavani teki jatkuvasti pitkiä päiviä ja töitä riitti myös kotiin asti. Hänellä on iso vastuu ja iso tiimi johdettavana. Aloimme purkaa asiaa ja miettiä miksi töiden hoitamiseen menee niin paljon aikaa. Kävi ilmi, että yleensä koko aamupäivä meni muiden asioita hoidellessa ja hän pystyi keskittymään omiin tärkeisiin tehtäviin vasta iltapäivällä. Niiden hoitaminen venyi helposti työajan yli, myös kotiin asti.

Tähän oli kuitenkin aika yksinkertainen ratkaisu, käänsimme nimittäin koko homman ylösalaisin. Nyt päivät aloitettiin aina niistä tärkeimmistä tehtävistä, mitkä vaativat eniten energiaa ja keskittymistä. Hänelle aamupäivä oli nimenomaan sitä tehokkainta ja luovinta aikaa. Hän painotti tiimilleen, että hänelle annetaan työrauha aamupäivällä. Iltapäivällä hoidettiin sitten kaikki nämä pienemmät asiat.

Hän on myös pitänyt tiukasti kiinni työajoista, eli lopettanut päivän silloin kuin sen kuuluukin loppua. Näin hän on saanut enemmän vapaa-aikaa ja käyttää sen mm. treenaamiseen ja palautumiseen...

Tämän takia valmennukseni on aina kokonaisvaltaista ja siinä otetaan myös ajanhallinta huomioon.

Mietimme yhdessä ratkaisuja haasteisiin ja selätämme ne yhdessä! :)

P.S. Lue myös Kehittävän treenaamisen 5 tärkeintä sääntöä!